Chào bạn,
Để viết email xin việc ở Nhật và email tư vấn nghề nghiệp hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm khác biệt trong văn hóa và cách hành văn của người Nhật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
I. Email Xin Việc (応募メール):
1. Chủ đề (件名):
Cần rõ ràng, ngắn gọn, nêu rõ mục đích và vị trí ứng tuyển.
Ví dụ:
[氏名] [ポジション名] 応募 (Ví dụ: 山田太郎 プログラマー 応募 – Yamada Taro, Ứng tuyển vị trí lập trình viên)
[氏名] [ポジション名] 応募のご連絡 (Ví dụ: 田中花子 マーケティングアシスタント 応募のご連絡 – Tanaka Hanako, Liên hệ ứng tuyển vị trí trợ lý marketing)
2. Địa chỉ người nhận (宛先):
Luôn sử dụng kính ngữ “様” (sama) sau tên người nhận hoặc tên công ty.
Nếu biết tên người phụ trách tuyển dụng:
[会社名]
[部署名]
[役職] [氏名] 様
Nếu không biết tên người phụ trách, có thể dùng:
[会社名]
採用ご担当者様
3. Phần mở đầu (書き出し):
Lời chào trang trọng:
いつもお世話になっております。 (Itsumo osewa ni natte orimasu – Cảm ơn vì sự quan tâm của quý công ty) – Nếu bạn đã có liên hệ trước đó.
初めてご連絡させていただきます。 (Hajimete go-renraku sasete itadakimasu – Đây là lần đầu tiên tôi liên hệ) – Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên hệ.
Tự giới thiệu ngắn gọn:
[氏名]と申します。 (Tôi là [Tên của bạn])
[Trường/Công ty hiện tại]の[Chức vụ]を務めております、[氏名]と申します。 (Tôi là [Tên của bạn], hiện đang là [Chức vụ] tại [Trường/Công ty])
4. Nội dung chính (本文):
Nêu rõ mục đích:
貴社の[ポジション名]の求人を拝見し、大変興味を持ち、応募させていただきたくご連絡いたしました。 (Kisha no [ポジション名] no kyūjin o haiken shi, taihen kyōmi o mochi, ōbo sasete itadakitaku go-renraku itashimashita – Tôi đã xem tin tuyển dụng vị trí [Tên vị trí] của quý công ty và rất quan tâm, xin phép được ứng tuyển.)
Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp:
強調 những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan trực tiếp đến yêu cầu của vị trí ứng tuyển.
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chuyên nghiệp.
Ví dụ:
[Kinh nghiệm 1]の経験があり、[kỹ năng 1]と[kỹ năng 2]に自信があります。 (Tôi có kinh nghiệm [Kinh nghiệm 1] và tự tin vào [kỹ năng 1] và [kỹ năng 2].)
[Dự án đã thực hiện]では、[đóng góp cụ thể]という実績を上げました。 ([Dự án đã thực hiện] dewa, [đóng góp cụ thể] to iu jisseki o agemashita – Trong [Dự án đã thực hiện], tôi đã đạt được thành tích [đóng góp cụ thể].)
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Nêu lý do bạn muốn làm việc cho công ty đó.
Thể hiện sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ hoặc văn hóa của công ty.
Ví dụ:
貴社の[Sản phẩm/dịch vụ]に感銘を受け、[Lý do bạn thích sản phẩm/dịch vụ đó]。 (Kisha no [Sản phẩm/dịch vụ] ni kanmei o uke, [Lý do bạn thích sản phẩm/dịch vụ đó] – Tôi rất ấn tượng với [Sản phẩm/dịch vụ] của quý công ty và [Lý do bạn thích sản phẩm/dịch vụ đó].)
貴社の[Văn hóa công ty]に共感し、[Lý do bạn thích văn hóa công ty đó]。 (Kisha no [Văn hóa công ty] ni kyōkan shi, [Lý do bạn thích văn hóa công ty đó] – Tôi rất đồng cảm với [Văn hóa công ty] của quý công ty và [Lý do bạn thích văn hóa công ty đó].)
Đề nghị phỏng vấn:
面接の機会をいただければ幸いです。 (Mensetsu no kikai o itadakereba saiwai desu – Rất mong có cơ hội được phỏng vấn.)
ぜひ一度お話をお聞かせいただきたく存じます。 (Zehi ichido ohanashi o okikase itadakitaku zonjimasu – Rất mong có cơ hội được trao đổi với quý công ty.)
5. Phần kết (締め):
Lời cảm ơn và mong hồi âm:
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。 (Oisogashii tokoro kyōshuku desu ga, go-kentō itadakemasu to saiwai desu – Biết là quý công ty rất bận rộn, nhưng rất mong nhận được sự xem xét.)
何卒よろしくお願い申し上げます。 (Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu – Kính mong nhận được sự hợp tác.)
Thông tin liên hệ:
氏名: [氏名]
電話番号: [電話番号]
メールアドレス: [メールアドレス]
6. Đính kèm (添付ファイル):
CV (履歴書 – Rirekisho) và Cover Letter (職務経歴書 – Shokumu Keirekisho)
Đặt tên file rõ ràng: [氏名]履歴書.pdf, [氏名]職務経歴書.pdf
Ghi rõ trong email: 履歴書と職務経歴書を添付いたしました。 (Rirekisho to shokumu keirekisho o tenpu itashimashita – Tôi đã đính kèm CV và Cover Letter.)
Ví dụ email xin việc:
“`
件名：山田太郎 プログラマー 応募
[会社名]
採用ご担当者様
初めてご連絡させていただきます。山田太郎と申します。
貴社のウェブサイトにて、プログラマーの求人を拝見し、大変興味を持ち、応募させていただきたくご連絡いたしました。
私は、[Số năm kinh nghiệm]年間、プログラマーとして[Lĩnh vực chuyên môn]の開発経験があり、[Ngôn ngữ lập trình]、[Công cụ/Framework]などのスキルに自信があります。特に、[Dự án đã thực hiện]では、[Đóng góp cụ thể]という実績を上げました。
貴社の[Sản phẩm/dịch vụ]に感銘を受け、[Lý do bạn thích sản phẩm/dịch vụ đó]。また、貴社の[Văn hóa công ty]に共感し、[Lý do bạn thích văn hóa công ty đó]。そのような環境で、自分のスキルを活かし、貴社に貢献したいと考えております。
面接の機会をいただければ幸いです。
履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
氏名: 山田太郎
電話番号: 090-1234-5678
メールアドレス: yamada.taro@example.com
“`
II. Email Tư Vấn Nghề Nghiệp (キャリア相談メール):
1. Chủ đề (件名):
[氏名] キャリア相談のお願い (Ví dụ: 山田太郎 キャリア相談のお願い – Yamada Taro, Yêu cầu tư vấn nghề nghiệp)
2. Địa chỉ người nhận (宛先):
Tương tự như email xin việc, sử dụng kính ngữ “様”.
3. Phần mở đầu (書き出し):
Lời chào trang trọng:
いつもお世話になっております。 (Nếu bạn đã có liên hệ trước đó)
突然のご連絡失礼いたします。 (Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu – Xin lỗi vì đã liên hệ đột ngột) – Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên hệ.
Tự giới thiệu ngắn gọn và lý do liên hệ:
[氏名]と申します。[Mối quan hệ với người nhận]の関係で、[Lý do bạn muốn được tư vấn]。 (Tôi là [Tên của bạn]. [Mối quan hệ với người nhận], [Lý do bạn muốn được tư vấn].)
Ví dụ:
山田太郎と申します。大学の先輩である[Tên người nhận]様からご紹介いただき、キャリアについてご相談させていただきたくご連絡いたしました。 (Yamada Taro to mōshimasu. Daigaku no senpai de aru [Tên người nhận] sama kara go-shōkai itadaki, kyaria ni tsuite go-sōdan sasete itadakitaku go-renraku itashimashita – Tôi là Yamada Taro. Được giới thiệu từ anh/chị [Tên người nhận] là tiền bối ở trường đại học, tôi xin phép liên hệ để được tư vấn về sự nghiệp.)
4. Nội dung chính (本文):
Mô tả tình hình hiện tại và vấn đề bạn đang gặp phải:
Chi tiết, rõ ràng, nhưng không quá dài dòng.
Ví dụ:
現在、[Công việc hiện tại]をしておりますが、[Vấn đề bạn đang gặp phải]。 (Genzai, [Công việc hiện tại] o shite orimasu ga, [Vấn đề bạn đang gặp phải] – Hiện tại, tôi đang làm [Công việc hiện tại], nhưng [Vấn đề bạn đang gặp phải].)
キャリアプランについて悩んでおり、[Điều bạn muốn được tư vấn]。 (Kyaria puran ni tsuite nayande ori, [Điều bạn muốn được tư vấn] – Tôi đang băn khoăn về kế hoạch sự nghiệp và [Điều bạn muốn được tư vấn].)
Nêu rõ những câu hỏi cụ thể bạn muốn được giải đáp:
Điều này giúp người tư vấn hiểu rõ nhu cầu của bạn và đưa ra lời khuyên phù hợp.
Ví dụ:
[Câu hỏi 1]について、アドバイスをいただけないでしょうか。 ([Câu hỏi 1] ni tsuite, adobaisu o itadakenai deshō ka – Về [Câu hỏi 1], liệu tôi có thể nhận được lời khuyên không?)
[Câu hỏi 2]に関して、何かアドバイスはありますでしょうか。 ([Câu hỏi 2] ni kanshite, nani ka adobaisu wa arimasu deshō ka – Về [Câu hỏi 2], liệu có lời khuyên nào không?)
Thể hiện sự tôn trọng thời gian của người tư vấn:
Biết rằng người tư vấn rất bận rộn và bạn rất trân trọng thời gian của họ.
5. Phần kết (締め):
Lời cảm ơn và mong hồi âm:
お忙しいところ恐縮ですが、お時間いただけると幸いです。 (Oisogashii tokoro kyōshuku desu ga, o-jikan itadakeru to saiwai desu – Biết là quý vị rất bận rộn, nhưng rất mong nhận được sự giúp đỡ.)
ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 (Go-tabōchū kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu – Biết là quý vị rất bận rộn, nhưng kính mong nhận được sự hợp tác.)
Thông tin liên hệ:
氏名: [氏名]
電話番号: [電話番号]
メールアドレス: [メールアドレス]
Ví dụ email tư vấn nghề nghiệp:
“`
件名：山田太郎 キャリア相談のお願い
[氏名]様
突然のご連絡失礼いたします。山田太郎と申します。
[Mối quan hệ với người nhận]である[Tên người nhận]様からご紹介いただき、キャリアについてご相談させていただきたくご連絡いたしました。
現在、[Công việc hiện tại]をしておりますが、[Vấn đề bạn đang gặp phải]。具体的には、[Giải thích chi tiết hơn về vấn đề]。
[Câu hỏi 1]について、アドバイスをいただけないでしょうか。また、[Câu hỏi 2]に関して、何かアドバイスはありますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、お時間いただけると幸いです。
ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
氏名: 山田太郎
電話番号: 090-1234-5678
メールアドレス: yamada.taro@example.com
“`
III. Lưu ý chung khi viết email ở Nhật:
Sử dụng kính ngữ (敬語 – Keigo):
Đây là yếu tố quan trọng thể hiện sự tôn trọng.
Ngôn ngữ trang trọng:
Tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thân mật.
Ngắn gọn, súc tích:
Người Nhật thường đánh giá cao sự rõ ràng, mạch lạc.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả:
Lỗi chính tả có thể gây ấn tượng không tốt.
Thời gian gửi email:
Tránh gửi email vào sáng sớm hoặc đêm khuya.
Phản hồi nhanh chóng:
Nếu bạn nhận được email, hãy cố gắng phản hồi trong vòng 24-48 giờ.
Tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp:
Mỗi công ty có một văn hóa riêng, hãy cố gắng tìm hiểu để có cách ứng xử phù hợp.
IV. Các nguồn tài liệu tham khảo hữu ích:
Dịch vụ tư vấn nghề nghiệp:
Tìm kiếm các trung tâm tư vấn nghề nghiệp uy tín tại Nhật Bản.
Các trang web hướng dẫn viết email:
Tìm kiếm trên Google với các từ khóa như “ビジネスメール 書き方” (Cách viết email công việc).
Người quen:
Tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản.
Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn viết email xin việc và email tư vấn nghề nghiệp hiệu quả tại Nhật Bản. Chúc bạn thành công!
https://sproxy.dongguk.edu/_Lib_Proxy_Url/https://donxinviec.net